Dans cet article, vous découvrirez 4 conseils issus des ouvrages de références faciles à mettre en œuvre aujourd’hui, pour faire vivre votre to do, et gérer vos priorités.


Principe numéro 1 – Evaluer les tâches

Toutes les tâches ne se valent pas. Trier vos mails n’a pas la même importance que préparer le support d’une réunion importante, ou l’entretien d’embauche que vous allez passer demain. En revanche, c’est peut être plus facile et moins fatiguant.

C’est l’un des pièges que notre cerveau peut nous poser : sans organisation, nous pouvons avoir tendance à aller vers les tâches faciles, dans notre zone de confort, plutôt que de réaliser les tâches “qui comptent”, au prix d’un effort souvent plus conséquent.

Pour contrecarrer cette tendance, et être réellement productif, la matrice Eisenhower peut se révéler très intéressante.

Elle est composée de quatre quadrants :

Gestion du temps - matrice to do Eisenhower

Dans une logique d’efficacité, je vous conseille de redescendre quotidiennement votre to do avec cette matrice en tête, afin de catégoriser les tâches. Vous pouvez également indiquer Q1 / Q2 /Q3 devant les tâches pour faciliter le classement, ou faire ressortir les tâches Q1 et Q2 par des couleurs particulières (rouge pour Q1, bleu pour Q2). Néanmoins, il est primordial que votre to do reste agile et facile à manipuler. Il n’est donc pas nécessaire d’ajouter trop d’information, l’essentiel étant l’exercice de gymnastique intellectuelle permettant de prioriser… et d’éliminer.

Par ailleurs, voici les quatre types d’actions à avoir en tête en fonction du quadrant concerné par la tâche :

  • Q1 : tâches à exécuter immédiatement et soi-même
  • Q2 : tâches à planifier et exécuter soi-même
  • Q3 : tâches à déléguer (si possible)
  • Q4 : tâches à supprimer car elles n’apportent pas de valeur

Vous l’aurez compris, l’objectif est double :

  1. Se concentrer sur les tâches importantes (Q1 et Q2)
  2. Diminuer progressivement la part des tâches importantes et urgentes (Q1) grâce à une meilleure planification, et augmenter en conséquence la part des tâches importantes et non-urgentes (Q2)

Cette méthode visant à donner des priorités aux tâches aurait été inspirée par Dwight D. Eisenhower, 34e président des États-Unis d’Amérique, qui aurait un jour déclaré : « Ce qui est important est rarement urgent et ce qui est urgent rarement important ».

La matrice d’Eisenhower a été développée à partir de cette citation, comme moyen d’aider les gens à donner des priorités à leurs tâches.

https://fr.wikipedia.org/wiki/Matrice_d%27Eisenhower

Principe 2 – Identifier vos gros cailloux

Comme expliqué plus haut, toutes les tâches ne se valent pas…

Les lecteurs qui ont lu cet article ont aussi lu :  3 conseils pour définir et appliquer ses bonnes résolutions

Certaines ressemblent davantage à des gros cailloux, des actions majeures pour mener à bien vos missions et vos ambitions – les gros cailloux sont les tâches qui vous rapprochent de vos objectifs principaux. Ils peuvent d’ailleurs avoir les mêmes effets qu’un caillou dans la chaussure, car comme déjà évoqué, les actions les plus importantes ne sont pas forcément les plus faciles ni les plus agréables.

Tandis que d’autres ont davantage l’allure de grains de sables, multitude de micro-tâches qui peuvent soit compléter efficacement votre journée, soit ruiner votre productivité.

Pour une explication en vidéo de cette subtile métaphore – où les gros cailloux prennent la forme de balles de golf, c’est ici :  Une incroyable leçon de vie!

Tirons-en trois conclusions très pragmatiques :

  1. Toute les tâches ne se valent pas, il est primordial d’identifier vos gros cailloux et de les prioriser
  2. Dans la journée, essayez de démarrer systématiquement par le traitement d’un gros caillou : ne mettez pas en route votre boite mail, ne vous lancez pas dans des tâches futiles avant d’avoir accompli au moins l’une des tâches qui vous rapprochent de vos objectifs, vos missions ou vos ambitions. Bien sûr, dans le monde du travail , ce n’est pas toujours évident ni possible, car l’on n’est pas forcément maître de son agenda, d’autant plus que nos entreprises ont une certaine tendance à la réunionite. Néanmoins, des solutions existent : arriver plus tôt, se bloquer des plages de travail ou des réunions fictives dans l’agenda pour éviter que l’on ne nous propose des rendez-vous, ou, en dernier recours, décaler la plage de travail “gros cailloux” à la première plage disponible après les réunions obligatoires…
  3. La conclusion bonus : toujours prendre le temps de boire une bière avec des amis

Principe numéro 3 – Supprimer les distractions quand vous travaillez

Facilitez-vous la vie, et optimisez votre concentration en supprimant les distractions lors de vos plages de travail

  • Les distractions “technologiques” : fermez votre boite mail et désactivez les notifications automatiques, fermer Google Chrome / Internet Explorer / Mozilla Firefox, sauf si vous avez absolument besoin d’internet pour réaliser votre tâche. Dans ce cas, conservez uniquement le(s) onglet(s) nécessaire(s) à votre travail. Mettez votre téléphone en silencieux, etc
  • Les distractions physiques : rangez votre bureau, supprimez les documents inutiles, etc. Un environnement épuré favorise considérablement la productivité

Principe numéro 4 – Revoir quotidiennement votre to do list

Si, pour être efficace, votre to do list doit être complète, comme expliqué dans l’article 4 conseils pour mettre en place votre to do list, elle ne doit en aucun cas être obsolète – totalement ou partiellement. Le risque est en effet d’ajouter, d’ajouter, d’ajouter, et d’oublier de supprimer :

  • Soit parce que la tâche est effectuée : super! Le fait de barrer une tâche accomplie fait partie de ces instants de jubilation, peut-être futiles, mais qui font du bien !
  • Soit parce que la tâche n’est plus pertinente, quelle qu’en soit la raison. Il peut s’agir d’un coup de fil que deviez passer pour avoir une information que vous avez finalement obtenue autrement ; d’une présentation que vous deviez envoyer pour une réunion, qui n’a finalement pas eu lieu ; ou d’une tâche qui traîne dans votre to do depuis tellement longtemps qu’elle n’a plus de sens (exemple personnel : la tâche “Scanner pour archivage les pages 99 à 101 de Reinventing organizations” est restée dans ma to do au moins trois mois. Ne l’ayant toujours pas faite, je l’ai supprimée)
Les lecteurs qui ont lu cet article ont aussi lu :  Avez-vous l'habitude d'être à l'heure ou en retard ?

Ce principe fait partie des réflexes de base développés dans la méthodologie de gestion du temps “Getting things done”. Il peut bien sûr être plus sophistiqué et “processé”. Néanmoins, le principe de base reste simple. Redescendez rapidement – en 5mn maximum – votre to do tous les jours afin de pouvoir la mettre à jour, et supprimer les éléments non-pertinents.

Principe 5 – adapter la tâche que vous réalisez au contexte

Autre principe présenté dans Getting things done, l’adaptation de la tâche au contexte. Pour optimiser votre temps, et votre efficacité, il est bon

  • de prendre en compte le contexte pour choisir la tâche à réaliser : cela nous permet d’être plus efficace dans la réalisation de la tâche
  • de réfléchir aux différents contextes dans lesquels on peut effectuer les tâches de sa to do list : cela nous permet d’optimiser notre temps et notamment les temps “non productifs” tels que les transports

Ici également, certains pourront adapter leur to do pour préciser les contextes de travail dans lesquels réaliser la tâche, ou classer leurs tâches par contexte.

Exemple :

Grosses pierres (maison ou bureau)

Préparer support du comité de pilotage de lundi

Préparer ma demande de formation

Voiture

Ecouter le podcast de l’interview Start-up de la radio XY

Appeler Maman (avec le kit main libre)

Transport en commun :

Réponse aux sms  de Jeanne et de Serge

Ecoute des messages téléphoniques

Préparation draft de mail pour le comité de pilotage de lundi

Etc…

A vous de jouer!

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