Dans cet article, vous découvrirez 4 principes simples à mettre en place immédiatement pour vous construire une to do list efficace dès aujourd’hui.


Parmi les articles que l’on retrouve le plus souvent sur le web concernant la gestion du temps figure quantité de réflexions sur la meilleure manière de gérer sa to do list.

Loin de moi l’idée de proposer la réponse absolue à cette quête. Néanmoins, certains principes semblent indispensables à une gestion optimisée du temps, tandis que d’autres sont à adapter au gré des envies et des préférences de chacun. Je vous propose de parcourir quelques principes à mettre en place ou adapter selon vos préférences dès aujourd’hui.

Principe numéro 1 : savoir ce qu’il y a à faire

Pour gérer son temps, il faut savoir ce que l’on a à faire. Et pour cela, notre mémoire de travail ne suffit pas. Elle est en effet rapidement saturée, ce qui entraîne ce que d’aucuns appelleraient un “double effet kisscool”.

Pour cela, il existe une solution magique, et libératrice : Noter.

Car, si l’on ne note pas ce que l’on a à faire :

  • On ne sait pas exactement ce que l’on a à faire, puisque nous ne sommes pas capables de retenir en permanence avec certitude et sérénité l’intégralité de notre to do (ce n’est en tout cas pas mon cas)
  • On fait mal ce que l’on est en train de faire, car l’on encombre notre mémoire de travail avec des informations inutiles à la réalisation de la tâche en cours. En effet, nous nous efforçons par exemple de nous rappeler qu’il nous faut envoyer un mail absolument important à notre collègue, tandis que nous sommes en train de finaliser une présentation à destination d’une autre personne

Principe numéro 2 : Noter

L’idée est simple

  • Prenez un peu de temps – mais pas trop – pour construire votre première to do list si vous n’en avez pas
  • Dès qu’une tâche à réaliser vous vient en tête, notez-la par tout moyen. Vous remarquerez alors sans doute que selon le format de votre to do list (papier, sur téléphone, sur PC…), vous n’êtes pas en mesure de noter immédiatement la tâche. Eh bien si. Voici quelques idées :
    • avoir une note dans l’application “Notes” ou équivalent de votre téléphone dans laquelle vous notez les idées et tâches qui vous viennent lorsque vous n’avez pas accès à votre to do list. Puis, dès que vous retrouvez l’accès à votre to do – papier ou informatique – vous y copiez les tâches et les supprimez de votre application
    • vous envoyer un mail à vous même – c’est la solution que j’utilise personnellement : dès que j’ai une idée ou une tâche qui me vient à l’esprit, je m’envoie un mail à moi même précisant dans l’objet la tâche à accomplir. Puis, dès que j’ai accès à mon PC, j’inscris la tâche dans ma to do et supprime le mail correspondant
Les lecteurs qui ont lu cet article ont aussi lu :  Deux habitudes simples et efficaces pour atteindre mes objectifs

Noter a (au moins) deux vertus :

  • Cela permet d’être sûr de se rappeler de la tâche
  • Cela libère notre espace mental, car nous pouvons en enlever le stress, ou du moins l’effort consistant à s’efforcer de se rappeler la tâche. Ainsi, nous pouvons nous dédier à 100% à ce que nous sommes en train de faire

Principe numéro 3 – La to do list unique est

Comme expliqué ci-dessus, l’efficacité de la to do list repose en grande partie sur le fait qu’elle libère notre capacité et notre mémoire de travail, et nous permet d’être complètement concentré(e) sur les tâches que nous réalisons. Ceci pour une raison simple : nous avons confiance dans notre système et savons que 100% de nos tâches sont inscrites dans notre to do list. Celle-ci fonctionne donc en quelque sorte comme un disque dur externe, que nous pouvons débrancher à loisir afin qu’il ne consomme pas d’énergie.

Ainsi, il est primordial d’être sûr que l’intégralité de nos tâches sont “sauvegardées”. Pour ce faire, je ne connais pas aujourd’hui de meilleur moyen que d’avoir une to do list unique. C’est à dire :

  • Que l’on arrête d’écrire à la fois sur son cahier, son téléphone et son PC
  • Que l’on applique le principe numéro 2 à la lettre : si l’on ne peut pas inscrire immédiatement une tâche dans sa to do, le moyen de contournement que l’on met en place ne doit en aucun cas devenir une to do list déportée. Dès que l’on a accès à sa to do, on y réintègre les éléments concernés
Les lecteurs qui ont lu cet article ont aussi lu :  Définir et Appliquer ses Résolutions⎪3 Étapes pour Réussir

Principe numéro 4 – le support

Le support idéal d’une to do est celui qui vous convient le mieux.

Au-regard des éléments ci-dessus, il est évident que l’informatique (PC/mobile) répond aux besoins de flexibilité, et d’actualisations fréquentes du document unique que constituera votre to do. Néanmoins, si vous êtes un aficionado du papier, restez au papier !

Une to do manuscrite vivante et réellement utilisée vaut mieux qu’un superbe masque excel, OneNote ou Evernote qui attend patiemment dans les arcanes de votre ordinateur.

En ce qui me concerne, j’utilise OneNote, de Microsoft, qui possède des fonctionnalités très pratiques et intuitives de mise en page, ainsi qu’une version mobile et un hébergement des données sur le Cloud. Bien sûr, Evernote fait également partie des solutions incontournables.

Bref à chacun son outil. L’essentiel est de tester, de changer si l’on constate qu’il ne convient pas, puis de s’y tenir.

Dans un prochain article, nous nous intéresserons à comment faire vivre votre to do, et gérer vos priorités, grâce à quelques principes simples issus des ouvrages de références, et que j’applique pour ma part au quotidien.

Mais pour le moment, à vous de jouer si vous n’avez pas encore de to do (efficace).

Quelques liens utiles

To do list sur evernote

To do list sur OneNote

Exemple de to do list sur OneNote – Pour information, la to do list que j’utilise est plus simple et ne comporte qu’une colonne

  •  
  •  
  •  
  •  
  • 24
    Partages