Article invité écrit par Luc Levasseur du blog Mes Documents Efficaces

Définir un objectif  

Définir un objectif c’est visualiser le point d’arrivée que l’on veut atteindre mais il faut également savoir d’où on part.

Pour une raison simple, on n’est peut-être pas prêt pour partir à un instant T déterminé.

Il arrive que l’on sache où on veut aller et on a tendance à associer cette visibilité du point B à une visibilité du point A alors qu’il n’en n’est rien.

Si l’objectif est considéré comme le « Pourquoi », le point de départ mérite le même questionnement. Pourquoi partir à ce moment là de cet endroit ?

Ce n’est pas pour rien si les projets assez importants en général utilisent la méthode du rétroplanning. Une méthode d’organisation très efficace.

Mais qu’est-ce qu’un rétroplanning ? C’est une planification en partant de la date de fin à laquelle l’objectif doit être atteint.

Pour arriver à la fin du projet il sera nécessaire de déterminer le timing entre les différentes étapes à franchir. Une fois que la durée pour réaliser le projet dans sa globalité est estimée, on peut seulement à ce moment là savoir quand il doit ou peut démarrer.

Comment baliser le chemin à parcourir du point A au point B grâce au rétroplanning ?

Une fois les étapes principales définies il faudra en détailler le contenu.

Les étapes seront conditionnées par des actions qui ne seront autres que des tâches à réaliser. Elles devront être identifiées et listées avec leur échéance.

S’il s’agit d’un objectif à atteindre seul ou à plusieurs, il faudra attribuer les responsabilités à chacun de ceux qui seront en charge de les effectuer.

Vous devez planifier ces tâches par ordre chronologique et donc par ordre de réalisation logique.

Pour éviter les débordements en timing il sera nécessaire de positionner des dates d’échéance par tâche. Sans deadline (date de fin), il y a un risque de s’éterniser sur une étape et de ne plus être dans les délais définis par l’objectif final.

Une fois que les étapes auront balisé le chemin pour parvenir à l’objectif il va falloir passer à la phase suivante.

Comment déterminer les moyens pour y arriver ?

Pour confirmer la faisabilité du projet et l’atteinte de l’objectif il va falloir déterminer un critère et pas des moindres. Le budget.

Cet élément dans la réalisation d’un projet est fondamental. Si on part à l’aventure sans évaluer le budget d’un projet on risque très rapidement d’être essoufflé financièrement et ne pas comprendre ce qui nous arrive avant d’être obligé de siffler la fin de la partie.

Rien de tel pour se démotiver et passer à côté de ce qui aurait pu devenir un super projet dans lequel vous vous seriez réalisé.

Il faudra donc évaluer le coût de chaque tâche que cela soit sur l’aspect matériel ou immatériel.

Le coût matériel

Le coût matériel comprendra les équipements et les fournitures utiles à la réalisation des tâches. Il ne faut pas les négliger car elles peuvent représenter des coûts très importants d’une part et d’autres part elles peuvent être surtout incontournables.

C’est basique mais il arrive que cette partie soit négligée ce qui est dommageable par la suite car on perd beaucoup de temps et d’argent pour se les procurer en dehors du timing qui avait été défini.

Les délais ne sont plus respectés et tout le monde se met à stresser sans parler des conflits que cela peut engendrer.

Ne souriez-pas ! Ça arrive plus souvent que l’on ne le croit.

Le coût immatériel

L’immatériel quant à lui, il représente aussi un coût mais est plus difficile à identifier. Il a un impact direct sur la planification puisqu’il s’agit du temps passé pour réaliser les actions étape par étape jusqu’à l’atteinte de l’objectif.

Il pourra également s’agir de tout ce qui est relatif au droit de licence, d’auteur, brevet et accréditations diverses et variées. C’est très difficile d’évaluer ces coûts surtout lorsqu’ils n’ont pas de références déjà existantes.

Exemple : si vous devez obtenir des accréditations vous devrez respecter un cahier des charges qui imposera un certain nombre de choses à faire qui pourront prendre du temps. Il faudra intégrer cette notion dans votre rétroplanning.

Mis à part le fait d’avoir un impact sur le budget, l’immatériel peut aussi être décisif dans l’atteinte de l’objectif à travers le respect des délais.

Faire un rétroplanning : quels outils utiliser ?  

Ils sont nombreux et un simple tableau excel pourrait suffire si vous en maitrisez parfaitement l’utilisation.

Cela dit, il existe des outils particulièrement adaptés pour planifier un projet comme le Diagramme de Gantt.

Ce logiciel donne la possibilité de représenter graphiquement le projet étape par étape.

Il est simple d’utilisation et rencontre un certain succès car la plupart des chefs de projet l’utilise pour son côté ergonomique et économique.

Par ailleurs, il permet de communiquer facilement avec les autres intervenants sur le projet si c’est le cas.

Comment passer à l’action ?

Vous avez votre planning avec les différentes dates butoirs et établi votre budget. Vous pouvez passer à l’action.

D’autant plus qu’en visualisant votre objectif et le chemin à parcourir votre esprit est au clair. Vous savez pourquoi et comment y parvenir.

Ainsi, vous n’encombrez plus votre cerveau avec des pensées qui sèment le doute puisque vous avez tous les éléments en main pour faire.

Pour passer à l’action vous aurez besoin d’une bonne énergie positive qui associée à la visualisation va entraîner la motivation.

Rien de tel que de pratiquer une activité physique et d’avoir une alimentation équilibrée pour être en forme.

Le sommeil est également un facteur essentiel pour maintenir son niveau d’énergie élevé et une bonne motivation. Si votre activité le permet, n’hésitez pas à adapter votre sommeil sur votre propre cycle circadien. C’est votre horloge interne.

Pour maintenir le rythme et respecter les échéances qui s’enchaîneront successivement étapes par étape vous devrez puiser dans votre détermination et résilience. Le carburant sera votre motivation et tout ce qui la conditionne.

Une fois prêt, à vous de jouer.

Pourquoi et comment faire un rétroplanning : résumé

Si définir un objectif est incontournable pour éviter de partir dans tous les sens il n’en reste pas moins important d’en jalonner le chemin avec des balises claires. Le pourquoi est donc important mais sans le comment il reste difficilement réalisable. C’est en cela qu’un rétroplanning bien construit vous sera utile.

Luc Levasseur

Dans la formation et formateur depuis 20 ans j’ai créé un blog et une chaine YouTube sur le développement personnel à travers les techniques d’organisation, de communication, de management et de la pédagogie en formation.
L’idée étant d’être plus serein, confiant et affirmé en apprenant et maitrisant ces techniques pour des objectifs personnels ou professionnels.